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Livro de Ocorrências do condomínio: ter ou não ter, eis a questão!

Livro de Ocorrências, o que é

O Livro de Ocorrências é muito utilizado em condomínios e tradicionalmente  aprovado pelos moradores.

Normalmente fica na portaria e é utilizado para registrar reclamações, dúvidas, sugestões de melhorias e críticas em geral.

Em muitos casos esse é o principal canal de comunicação de moradores e colaboradores com o síndico ou a administração.

Como utilizar

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Descubra o que todo condômino quer

Os principais motivos que levam as pessoas a optarem por morar em condomínios são segurança e comodidade. Mas apesar de ter isso em comum, as pessoas que ali convivem podem ter variados perfis e isso gera diferentes demandas. Mediar as vontades do indivíduo com as necessidade do coletivo por vezes se torna uma tarefa árdua.

Frequentemente vemos síndicos frustrados pois se esforçam para vencer esse desafio mas sempre há quem esteja insatisfeito. Alguns gostariam de mais serviços, outros de mais economia, outros de regras mais flexíveis, uns preferem a reforma do salão de festas, outros a transformação da lanhouse em briquedoteca.

O que todos querem?

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As vantagens de um sistema online

Olá pessoal! Hoje recebemos uma dúvida de uma cliente sobre as vantagens de um sistema online e achamos que era uma ótima oportunidade para escrever este artigo. São muitas as vantagens do sistema online então vamos elencar em tópicos.

Não necessita instalação

Os sistemas desktop são programas instalados no seu computador. E aqui temos o primeiro inconveniente deste tipo de sistema. Ele necessita instalação. Continue lendo As vantagens de um sistema online

Ninguém te avisou que a comunicação no condomínio está ruim?

Como dizia o famoso comunicador Chacrinha: ” Quem não se comunica se trumbica.”

Grande parte dos problemas em condomínios surgem por falhas na comunicação. Não é à toa que nos últimos anos tem surgido e sido aprimoradas muitas tecnologias voltadas à troca e registro de informações.

Comunicação no Condomínio

É necessário que o sindico ou administrador tenha um canal oficial para se comunicar. É imprescindível conseguir levar aos condôminos, de forma eficaz, avisos e demais informações importantes sobre o condomínio.

O ideal é, além do coletivo, ter também um canal de comunicação direta com cada condômino ou ao menos com o representante principal de cada unidade. Isso permite fazer advertências, dar orientações e até notificações de forma mais impessoal, evitando possíveis atritos causados pela abordagem feita pessoalmente.

Segundo este outro post falhas na comunicação é um sinal de que seu condomínio está a beiro do caos, clique e confira.

A quem comunicar

Para comunicar primeiro é preciso identificar a quem a mensagem será enviada, por isso para começar, o sindico ou administrador deve ter um cadastro atualizado dos moradores com e-mails, telefones, o número da sua unidade residencial e demais informações importantes.

O ideal é ter estes cadastros o mais completo possível, contendo inclusive funcionários residenciais, animais de estimação, veículos e visitantes frequentes de cada unidade. Tudo isso pode ser muito útil para agilizar o acesso seguro na portaria e também para identificação na hora que for preciso dar advertências sobre eventuais problemas ou descumprimento de regras do condomínio.

 

Otimizando a comunicação

Quando a comunicação é integrada, entre funcionários do condomínio, sindico, administrador e moradores, isso se reflete em melhor qualidade de atendimento, melhor relacionamento entre todos e em economia pois ajuda a evitar retrabalhos e manutenções emergenciais.

A comunicação em um condomínio pode ainda incluir pesquisas de opinião sobre as questões de interesse comum no condomínio. Isso ajuda a identificar a importância de determinados assuntos evitando reuniões desnecessárias e enxugando a pauta das assembleias. Além do mais é uma forma democrática e que estimula a participação dos moradores.

Uma comunicação adequada também contempla o registro de ocorrências que, no melhor dos mundos, poderia trazer até documentos ou fotos dos problemas.

Para esta integração gerar esses benefícios é preciso cuidar para que os assuntos e seus responsáveis não se misturem, e que fiquem bem definidos e organizados.

Em resumo

A comunicação pode ser dividida da seguinte forma:

  • Ocorrências: reclamações, duvidas, problemas no patrimônio e infraestrutura do condomínio, normalmente são destinadas ao sindico ou zelador.
  • Comunicados: Avisos importantes sobre o dia a dia no condomínio, normalmente parte da administração para os moradores
  • Enquetes: Pesquisas de opinião

Não é tão simples otimizar a comunicação em um condomínio, mas faz toda a diferença na eterna busca do bom convívio.

A boa notícia é que, como dito no início, existem soluções tecnológicas que auxiliam nisso, sistemas desenvolvidos especificamente para condomínios, ferramentas que otimizam também as demais rotinas operacionais em condomínios.

Escolha um sistema para condomínio, certifique-se de que é o melhor para seu perfil e seja feliz com os benefícios que ele trará.

5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos

Condomínios são estruturas cada vez mais complexas que oferecem, além de segurança, uma série de serviços, espaços e equipamentos para as mais diversas finalidades. Manter tudo isso funcionando bem e com o menor custo possível é um grande desafio e às vezes as coisas podem fugir do controle. Veja neste post 5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos e  previna-se. Continue lendo 5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos

Cuidado, seu condomínio está vulnerável!

Mário é um homem preocupado com bem estar e segurança de sua família, por isso decidiu investir nisso, planejou, trabalhou e conseguiu realizar o sonho de morar com sua família em um condomínio de alto padrão na região mais nobre da cidade.

Mas infelizmente, a poucos meses em sua nova morada, aconteceu um sinistro, alguém entrou no condomínio e roubou três apartamentos, inclusive o seu.

Felizmente ninguém se machucou e o prejuízo foi apenas material, mas isso levantou uma grande questão: Como esses bandidos entraram?

O muro é alto, tem cerca elétrica, tem guardas fazendo ronda no pátio, existem câmeras de segurança por todos os lados.

Será que entraram pela portaria?

Cuidado, seu condomínio está vulnerável

Sim, a maior parte das invasões em condomínios acontecem através da portaria, um minuto de descuido, um momento em que o porteiro se distrai realizando outras tarefas ou até uma boa lábia do invasor podem ser o suficiente para o sinistro acontecer.

A verdade é que muitos condomínios não têm procedimentos adequados, e isso gera problemas não só na segurança.

“Visito muitos condomínios todos os dias e é muito comum entrar sem fornecer meus dados pessoais, as vezes entro até sem ser anunciado, também vejo outros prestadores de serviço entrando da mesma forma.”  – Paulo, vendedor.

Existem vários sistemas para controle de portaria, cadastramento biométrico, tag, entre outros. Mas nada disso resolve se não existirem procedimentos adequados sendo cumpridos.

Alguns sistemas liberam a entrada de pessoas já cadastradas, mediante algum tipo de identificação automática, mas em um condomínio surgem novos visitantes e prestadores de serviços a todo momento, por isso deve haver um procedimento de identificação, autorização e registro dos dados dessas pessoas.

 

“O importante é identificar a pessoa, confirmar a visita com o morador responsável ou administrador do condomínio, registrar o nome completo do visitante ou prestador, número do documento de identidade, empresa para qual trabalha e o número do telefone” –  Ricardo Fernandes, especialista em condomínios.

A falta de procedimento também cria problemas em todas as áreas do condomínio, gera desperdício de recursos, insatisfação dos moradores, maior número de ocorrências, atrasos, muitos custos evitáveis e dor de cabeça para o síndico.

“ A portaria deve ter vários procedimentos, desde o controle de acesso até registro de encomendas, ocorrências, passagem de posto, e também no atendimento aos moradores e visitantes entre outros” – Afirma Sidney, gerente em um condomínio em Londrina-Pr.

Existem sistemas específicos que facilitam a aplicação prática de procedimentos em todas as áreas do condomínio, desde a portaria até manutenções programadas, eles permitem uma gestão completa da parte operacional do condomínio trazendo agilidade nos processos, registros e atendimento.

Sistemas para condomínios também proporcionam uma comunicação eficaz, que é outro fator importantíssimo para evitar problemas.  Veja o post, O que seu condomínio ganha com um sistema gerencial online.

Fonte: PM-SP, SindicoNet, Secovi

NBR 16.280 – Regras sobre Reformas em Condomínios

Entenda a norma de reformas, ABNT  NBR 16.280.

Dentre as principais regras previstas na ABNT NBR 16.280, destacam-se:

a-) Alterações, dentro das unidades autônomas ou em áreas comuns que afetem a estrutura, a vedação ou quaisquer outros sistemas da área privativa ou da edificação, deverão possuir um responsável técnico (engenheiro ou arquiteto) e a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) e ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT);

b-) O síndico, antes do início da obra em área comum ou privativa, deverá estar de posse do plano de reforma e da documentação pertinente. Nas áreas privativas, o síndico deverá fazer a análise ou encaminhá-la a um responsável técnico e somente depois poderá autorizar a obra no condomínio ou rejeitá-la justificadamente;

c-) Durante o andamento da obra, o proprietário deverá diligenciar para que a reforma seja realizada dentro dos preceitos da segurança, atendendo a todos os regulamentos. O projeto deve ser devidamente assinado por profissional qualificado e aprovado pelo condomínio;

d-) O síndico é o responsável por autorizar ou não a entrada de materiais e pessoas contratadas para a execução da obra; (VERSÃO ORIGINAL)

*Nova versão (atualizada) do Item D.

Com a nova alteração da norma, agora, é responsabilidade do condômino ou responsável legal pela unidade o conteúdo da documentação fornecida ao síndico e a execução da obra realizada dentro da unidade – e não mais do síndico.Passa a ser responsabilidade apenas do proprietário ou morador a contratação de um profissional habilitado, que deve ser o responsável técnico pelas alterações executadas no local e por cumprir o plano de reforma, e todas as regras internas que possam impactar no bem-estar e segurança das pessoas, sistemas e da edificação como um todo.

Assim, a responsabilidade pelos documentos e pela reforma em si passa a ser do morador que executa a alteração em sua unidade, e do arquiteto ou engenheiro que assina a ART ou RRT da obra.

Ao síndico cabe cobrar, checar se toda a documentação foi entregue e guardar os documentos, além de “ficar de olho” para que se execute o que foi previamente combinado.

Veja aqui um post atualizado com mais detalhes sobre a aplicação da NBR16.280

Dica o sistema SIG possui um módulo exclusivo para CONTROLE DE OBRAS. Veja o vídeo explicativo:

e-) O síndico deverá arquivar a documentação oriunda de qualquer tipo de reforma, incluindo o termo de encerramento da obra, emitido pelo executante, transferindo a seu sucessor.

As obras que não representem risco à segurança (como pintura, por exemplo) deverão ser documentadas e seguir as regras internas do condomínio. Mas, neste caso, não haverá necessidade de apresentação de responsável técnico.

É importante frisar que, caso o síndico, no decorrer de qualquer fase da reforma em uma área privativa, mesmo antes de seu início, entenda que não possui conhecimento técnico para aprová-la, acompanhá-la ou receber o termo de encerramento da obra, poderá contratar um profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) para auxiliá-lo neste processo, fato que poderá demandar tempo, o qual deve ser considerado pelo condômino na programação da referida reforma.

Vale salientar que, diante de vários sinistros ocorridos recentemente, a elaboração da ABNT NBR 16.280 tornou-se necessária, em caráter de urgência, sendo oportuna sua publicação no formato atual.

No entanto, ao determinar que o síndico ou a pessoa por ele contratada faça a análise do plano de reforma da unidade privativa já elaborado por outro responsável técnico, entendemos que a norma ABNT NBR 16.280 acabou por criar uma duplicidade de trabalho, encarecendo os custos da reforma e, via reflexa, aumentando a responsabilidade do síndico.

O Secovi–SP, por meio da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios e, em parceria com outras entidades, já está empenhando esforços no sentido de aprimorar a redação da norma ABNT NBR 16.280 nos itens apontados.

Entretanto, enquanto não houver essa alteração, a norma ABNT NBR 16.280:2014 está em vigor. Portanto, fica claro que a sua correta aplicação será decisiva, em caso de ingresso de ação judicial em um futuro próximo.

Fontes: SECOVI-SP, Sindiconet, SIG Condomínios

Animais em condomínios – É proibido proibir

“Animais em condomínios” é um tema bastante discutido em assembleias e áreas comuns de condomínios. Mas, antes de iniciar qualquer discussão independente do assunto é de extrema importância conhecer o que diz o Regulamento Interno. Veja esse artigo e saiba como criar o  Regulamento Interno do seu condomínio e identificar os principais problemas que ele deve prever.

Por ser um assunto que é um dos campeões em reclamações, é importante observar se dentro do Regulamento interno existe um artigo especifico para definir as regras de convívio desses moradores ilustres como: uso da focinheira, porte do animal, condições adequadas de saúde e higiene, locais de circulação e como qualquer outro condômino respeitar os horários estabelecidos e não perturbar o sono de nenhum vizinho na madrugada com seus latidos ou outro som qualquer.  Saiba mais sobre a Lei federal  nº 3.688, a Lei do Silêncio.

Uma dica interessante tanto para os administradores e síndicos como para os condôminos é manter um cadastro atualizado dos animais de estimação inclusive com foto, nome, raça e etc.

É importante conhecer e controlar os mais fofos e bravos moradores de um condomínio para sua própria segurança e também caso aconteça uma eventual infração.

Proibir não é uma opção, já existem jurisprudências a favor de condôminos e seus pets, inclusive de grande porte. Alguns condomínios mais modernos já são entregues até com Pet Play (play ground para animais).

Esses espaços são específicos para os animais e separados das outras áreas sociais, segundo especialistas em comportamento animal os cães que brincam e  se exercitam ficam mais calmos, isso ajuda a manter o bom comportamento.

O mais importante é usar o bom senso e criar alternativas e regras modernas para que os que amam os animais e também os que não gostam muito possam conviver bem.

Autor: Ricardo Rosa Fernandes

Fontes: BluePet, Jusbrasil, R7 noticias

O que seu condomínio ganha com um sistema gerencial online

Imagine gerenciar uma empresa que funciona 24 horas por dia, coordenar funcionários, lidar com clientes, sócios, fornecedores, prestadores de serviço terceirizado, estoque de materiais, compras, contratos, finanças.

Só que esta não é sua atividade principal, você só tem poucas horas por dia, em horários alternativos, para cuidar de tudo isso, trabalhar nesta área também não é sua especialidade, e nesta empresa você e os clientes são todos sócios igualitários.

Na maioria dos casos esta é a situação do sindico.

São muitas as responsabilidades e os problemas que surgem a todo momento, por isso se o sindico não conseguir se organizar e lidar com tudo isso de maneira eficaz, o condomínio e todos os seus moradores correm o risco de enfrentar sérios problemas.

Quase todos os condomínios contratam empresas administradoras, mas na grande maioria das vezes estas assumem somente a parte contábil, cobrança, departamento pessoal, etc.

Toda empresa tem um sistema gerencial.

Pensando nisso nós da SIG, que conhecemos bem a rotina de um condomínio e seus desafios, desenvolvemos um sistema online para auxiliar o sindico na gestão operacional, aos moradores na comunicação e também aos funcionários do condomínio que passam a ter uma ferramenta que cria procedimento e otimiza trabalho.

Trata-se da informatização de toda a operação do condomínio, com todas as ferramentas necessárias para a comunicação, gestão operacional e controle de portaria.

Veja este post: Ninguém te avisou que a comunicação no condomínio está ruim?

Com esse sistema os moradores ganham autonomia para fazer suas próprias reservas e agendamentos online, são informados automaticamente com protocolos sobre suas encomendas que chegaram, podem abrir ocorrências e comunicar-se com o sindico, funcionários, ou entre si a partir de um smartphone, tablet ou computador.

O sindico ou administrador consegue gerenciar as ocorrências, obras, benfeitorias, delegar funções e acompanhar, enviar comunicados e criar enquetes que ajudam a melhorar a participação em assembleias e evitar reuniões desnecessárias.

Os porteiros e zeladores passam a ter uma ferramenta que direciona seu trabalho criando procedimentos adequados e ágeis garantindo o melhor desempenho e a segurança.

O condomínio fica mais moderno e organizado, isso reflete na prevenção de custos evitáveis e ajuda na valorização imobiliária, além disso, depois de superar tantos desafios e conseguir colocar tudo nos eixos o condomínio não pode correr o risco e perder tudo isso em uma eventual mudança de síndico.

O SIG condomínios armazena todas as informações de maneira segura e mantem os procedimentos e regras inseridos no dia a dia do condomínio, em uma possível mudança de gestão o novo síndico terá tudo centralizado no sistema do condomínio que o indicará por onde começar.