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Livro de Ocorrências do condomínio: ter ou não ter, eis a questão!

Livro de Ocorrências, o que é

O Livro de Ocorrências é muito utilizado em condomínios e tradicionalmente  aprovado pelos moradores.

Normalmente fica na portaria e é utilizado para registrar reclamações, dúvidas, sugestões de melhorias e críticas em geral.

Em muitos casos esse é o principal canal de comunicação de moradores e colaboradores com o síndico ou a administração.

Como utilizar

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Descubra o que todo condômino quer

Os principais motivos que levam as pessoas a optarem por morar em condomínios são segurança e comodidade. Mas apesar de ter isso em comum, as pessoas que ali convivem podem ter variados perfis e isso gera diferentes demandas. Mediar as vontades do indivíduo com as necessidade do coletivo por vezes se torna uma tarefa árdua.

Frequentemente vemos síndicos frustrados pois se esforçam para vencer esse desafio mas sempre há quem esteja insatisfeito. Alguns gostariam de mais serviços, outros de mais economia, outros de regras mais flexíveis, uns preferem a reforma do salão de festas, outros a transformação da lanhouse em briquedoteca.

O que todos querem?

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Síndico Profissional – Quando, Porque e Como contratar?

“Ninguém quer ser síndico!”

Essa frase tem ecoado em muitos condomínios onde, por falta de tempo, conhecimento ou até de interesse, nenhum morador está disposto a ser síndico. Para esses casos a contratação de um síndico profissional pode ser a solução.

Quando contratar um Síndico Profissional?

É importante identificar o motivo pelo qual ninguém quer ser Continue lendo Síndico Profissional – Quando, Porque e Como contratar?

Síndico novo – Por onde começar

Síndico Novo

Se você acaba de ser eleito síndico e é novo na gestão de condomínios, não sabe exatamente por onde começar, este post reúne algumas dicas que podem lhe ajudar muito.

Eu já estive nessa situação. Vim de experiências em outras áreas e, por oportunidades que surgem na vida, um dia me vi como gestor de um grande condomínio. Tive muitas dificuldades no começo e a primeira foi decidir por onde começar, descobrir quais são as prioridades, os pontos críticos em um condomínio.

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Como elaborar uma taxa de locação adequada para as áreas comuns do condomínio

O primeiro passo é realizar um benchmarking, comparando taxas de locações com outros condomínios do mesmo porte e perfil; observar metragem, nº de unidades, áreas de locação e valorização imobiliária desses residenciais. Com algumas ligações para gerentes ou portaria facilmente é resolvida essa etapa. Com essas informações o sindico ou administrador identifica se os valores estão na média, superdimensionados ou abaixo do que é cobrado pelos condomínios.

Após essa fase é preciso botar a mão na massa.  É necessário criar a composição dos valores dos espaços:

Itens utilizados para composição do custo:

Uso dos produtos de Limpeza

  • Verificar a metragem do espaço;
  • Quais produtos são usados nessas áreas: banheiros, salão, churrasqueira, moveis etc;
  • Qual é o valor integral de compra do produto?
  • Qual é a quantidade usada de cada produto para limpar o espaço?
  • Qual é o valor do produto pelo uso do espaço?

Nessa fase é importante conversar com os colaboradores da limpeza, identificando na pratica o uso dos produtos de limpeza, nesse processo é possível avaliar muito mais do que o consumo, é possível identificar desperdícios, se existe parâmetros de uso, tabelas de dosagem e de produtos conforme cada área e objetos, dosadores, se a quantidade de produto usada está de acordo com a quantidade de água.

Uso dos materiais de Limpeza

Qual é o valor de compra do produto? Qual é a taxa de depreciação mensal do produto? O calculo é simples, valor do produto dividido pela a taxa depreciação = ao valor de uso de recomposição.

Hora funcionário

Nessa etapa devemos quantificar o valor da hora do funcionário na limpeza do espaço antes do evento e pós-evento. Levantar o salário do colaborador, as horas semanais, valor da hora da semana e final de semana, nº de funcionários que vão limpar o local e hora de trabalho do funcionário antes e depois do evento.

Água e Energia

Para ter uma média de consumo de energia dos espaços conforme os itens utilizados no dia do evento e ter um consumo por hora é importante observar as estações do ano, se estamos no verão o consumo do ar-condicionado é muito maior do que no inverno, dessa forma deve-se fazer uma média de consumo anual para encontrar um valor aproximado. Para estimar esses custos existem sites de concessionárias de energia com simuladores de energia que dimensionam a área, quantidade de equipamento, quantidade de hora e o valor do Kwh.

SIMULADOR DE CONSUMO DE ENERGIA – COPEL

Quanto ao consumo da água, é necessário identificar o valor mínimo do m³ da água e dividir por 4 (nº de semanas do mês), dividir por 7 (nº de dias da semana), encontrando o valor diário de consumo da água é possível somar a composição dos valores.

SIMULADOR DE CONSUMO DE ÁGUA  –   SABESP

Depreciação do Mobiliário e Equipamentos

Primeiro deve-se levantar o valor aproximado do mobiliário e equipamentos, depois dividir pela taxa de depreciação do item, com valor da depreciação anual dividir por 12 (ano) chegará ao valor mensal da depreciação que será somada a composição do custo para locação.

Depois de realizar todos os processos somam-se os valores de cada item para compor a taxa de locação do seu espaço.

Segue tabela de depreciação.

 TAXA DE DEPRECIAÇÃO  VIDA ÚTIL
 Edifícios  4%  25
 Maquinas e Equipamentos  10%  10
 Instalações  10%  10
 Móveis e utensílios  10%  10
 Veículos  20%  5
 Computadores e Periféricos  20%  5

Fonte: Receita Federal

 

Caso de polícia! Barulho no condomínio

Perder o sono para muitas pessoas realmente é um caso de polícia, não existe coisa pior do que ir trabalhar em plena segunda-feira com sono, na verdade não importa o dia da semana, fazer qualquer coisa com sono é uma odisseia.

E quando perdemos o sono por causa dos nossos vizinhos? Normalmente a primeira coisa que pensamos é em ligar para o síndico imediatamente e cobrar uma solução instantânea.

Como devemos proceder?

Existem duas questões fundamentais nesse caso: Regulamento Interno (horários) e procedimentos:

Regulamento interno porque diz quais são os horários e regras estabelecidos para manter o silêncio, a ordem geral e quais são as punições para quem não cumpri-lo. A partir desse embasamento criamos os procedimentos.  Devo ligar para portaria advertir o bagunceiro? Abro uma ocorrência relatando o fato? Entro em contato com sindico?

Quem vai estabelecer esse canal de comunicação são os membros do conselho e sindico, criando um procedimento para cada caso de infrações de diferentes matérias, barulho, horários, cachorro, criança, garagem etc.

Com os procedimentos organizados é mais fácil gerir os conflitos e todos os envolvidos vão saber o que fazer em momentos de dúvidas. Porteiro, zelador e/ou gerente vão estar cientes sobre o que fazer, o morador saberá para quem e como reclamar, e o sindico terá um poder de resolução muito maior e mais rápido, tudo de forma clara e simples, sem margem para confusão.

É importante que o síndico na hora de advertir observe se há reincidência, a intensidade do barulho, se o morador reclamante é um condômino antissocial que reclama até da sombra do vizinho, são varias situações que devem se levar em conta para não haver injustiças ou até mesmo um aprofundamento desnecessário sobre o assunto, que poderia ser resolvido simplesmente com o bom senso.

E se todas as opções anteriores não funcionarem com morador infrator, com certeza será um caso de policia que deverá ser resolvido na delegacia.

A Lei Federal nº 3.688, de 23.10.1941, que determina, em seu capítulo IV, que não se pode perturbar o sossego alheio ou o trabalho.

Art. 42. Perturbar alguém o trabalho ou o sossego alheio:

I – com gritaria ou algazarra;

II – exercendo profissão incômoda ou ruidosa, em desacordo com as prescrições legais;

III – abusando de instrumentos sonoros ou sinais acústicos;

IV – provocando ou não procurando impedir barulho produzido por animal de que tem a guarda:

Pena – prisão simples, de quinze dias a três meses, ou multa, de duzentos mil réis a dois contos de réis.

Regimento Interno do Condomínio: O que deve conter?

O que é o Regimento Interno do Condomínio?

Para entender a importância do Regimento Interno, imagine que você mora numa cidade pequena onde todos os munícipes se conhecem, os filhos brincam juntos, frequentam o mesmo clube nos finais de semana, todos conhecem e quase diariamente encontram com prefeito pelas ruas da cidade.

Neste município todos os cidadãos vivem em sociedade de forma organizada porque existem regras a serem cumpridas e caso não sejam respeitadas haverá uma punição como em qualquer civilização. Aqui no Brasil as regras estão dentro da nossa Constituição Federal.

Assim também é um condomínio, mas ao invés de munícipes, são condôminos, a cidade é toda a área comum do condomínio e o clube é a piscina, academia, os espaços de lazer e demais áreas sociais, o prefeito é o sindico, e a constituição é o Regimento Interno do Condomínio que vai dizer o que deve e não deve ser feito dentro do residencial e de que forma advertir ou multar.

Quando nasce o condomínio, na assembleia de instalação é muito importante constituir um regimento interno que comporte todos os direitos e deveres dos condôminos e os eventuais conflitos.

Baixe agora um excelente modelo de Regimento Interno

Principais tópicos a observar:

  • Direitos e Deveres dos condôminos;
  • Áreas Comuns;
  • Animais de Estimação;
  • Assembleias Ordinária e Extraordinária;
  • Obras e reformas;
  • Fachadas;
  • Garagens;
  • Portaria
  • Segurança;
  • Coleta de Lixo;
  • Mudanças;
  • Sustentabilidade;

Uma dica importante é constituir um Regimento Interno provisório estabelecendo um prazo para regularizar o documento. Esse prazo serve para os moradores se ambientarem com residencial, conhecendo os vizinhos e as áreas comuns, utilizando os espaços e o condomínio vai tomando vida, a partir desse convívio é mais fácil dimensionar as situações e possíveis problemas que possam atrapalhar harmonia e o bom andamento do condômino.

Veja mais informações relevantes sobre gestão de condomínios aqui no blog do SIG condomínios!

NBR 16.280 – Regras sobre Reformas em Condomínios

Entenda a norma de reformas, ABNT  NBR 16.280.

Dentre as principais regras previstas na ABNT NBR 16.280, destacam-se:

a-) Alterações, dentro das unidades autônomas ou em áreas comuns que afetem a estrutura, a vedação ou quaisquer outros sistemas da área privativa ou da edificação, deverão possuir um responsável técnico (engenheiro ou arquiteto) e a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) e ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT);

b-) O síndico, antes do início da obra em área comum ou privativa, deverá estar de posse do plano de reforma e da documentação pertinente. Nas áreas privativas, o síndico deverá fazer a análise ou encaminhá-la a um responsável técnico e somente depois poderá autorizar a obra no condomínio ou rejeitá-la justificadamente;

c-) Durante o andamento da obra, o proprietário deverá diligenciar para que a reforma seja realizada dentro dos preceitos da segurança, atendendo a todos os regulamentos. O projeto deve ser devidamente assinado por profissional qualificado e aprovado pelo condomínio;

d-) O síndico é o responsável por autorizar ou não a entrada de materiais e pessoas contratadas para a execução da obra; (VERSÃO ORIGINAL)

*Nova versão (atualizada) do Item D.

Com a nova alteração da norma, agora, é responsabilidade do condômino ou responsável legal pela unidade o conteúdo da documentação fornecida ao síndico e a execução da obra realizada dentro da unidade – e não mais do síndico.Passa a ser responsabilidade apenas do proprietário ou morador a contratação de um profissional habilitado, que deve ser o responsável técnico pelas alterações executadas no local e por cumprir o plano de reforma, e todas as regras internas que possam impactar no bem-estar e segurança das pessoas, sistemas e da edificação como um todo.

Assim, a responsabilidade pelos documentos e pela reforma em si passa a ser do morador que executa a alteração em sua unidade, e do arquiteto ou engenheiro que assina a ART ou RRT da obra.

Ao síndico cabe cobrar, checar se toda a documentação foi entregue e guardar os documentos, além de “ficar de olho” para que se execute o que foi previamente combinado.

Veja aqui um post atualizado com mais detalhes sobre a aplicação da NBR16.280

Dica o sistema SIG possui um módulo exclusivo para CONTROLE DE OBRAS. Veja o vídeo explicativo:

e-) O síndico deverá arquivar a documentação oriunda de qualquer tipo de reforma, incluindo o termo de encerramento da obra, emitido pelo executante, transferindo a seu sucessor.

As obras que não representem risco à segurança (como pintura, por exemplo) deverão ser documentadas e seguir as regras internas do condomínio. Mas, neste caso, não haverá necessidade de apresentação de responsável técnico.

É importante frisar que, caso o síndico, no decorrer de qualquer fase da reforma em uma área privativa, mesmo antes de seu início, entenda que não possui conhecimento técnico para aprová-la, acompanhá-la ou receber o termo de encerramento da obra, poderá contratar um profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) para auxiliá-lo neste processo, fato que poderá demandar tempo, o qual deve ser considerado pelo condômino na programação da referida reforma.

Vale salientar que, diante de vários sinistros ocorridos recentemente, a elaboração da ABNT NBR 16.280 tornou-se necessária, em caráter de urgência, sendo oportuna sua publicação no formato atual.

No entanto, ao determinar que o síndico ou a pessoa por ele contratada faça a análise do plano de reforma da unidade privativa já elaborado por outro responsável técnico, entendemos que a norma ABNT NBR 16.280 acabou por criar uma duplicidade de trabalho, encarecendo os custos da reforma e, via reflexa, aumentando a responsabilidade do síndico.

O Secovi–SP, por meio da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios e, em parceria com outras entidades, já está empenhando esforços no sentido de aprimorar a redação da norma ABNT NBR 16.280 nos itens apontados.

Entretanto, enquanto não houver essa alteração, a norma ABNT NBR 16.280:2014 está em vigor. Portanto, fica claro que a sua correta aplicação será decisiva, em caso de ingresso de ação judicial em um futuro próximo.

Fontes: SECOVI-SP, Sindiconet, SIG Condomínios

O que seu condomínio ganha com um sistema gerencial online

Imagine gerenciar uma empresa que funciona 24 horas por dia, coordenar funcionários, lidar com clientes, sócios, fornecedores, prestadores de serviço terceirizado, estoque de materiais, compras, contratos, finanças.

Só que esta não é sua atividade principal, você só tem poucas horas por dia, em horários alternativos, para cuidar de tudo isso, trabalhar nesta área também não é sua especialidade, e nesta empresa você e os clientes são todos sócios igualitários.

Na maioria dos casos esta é a situação do sindico.

São muitas as responsabilidades e os problemas que surgem a todo momento, por isso se o sindico não conseguir se organizar e lidar com tudo isso de maneira eficaz, o condomínio e todos os seus moradores correm o risco de enfrentar sérios problemas.

Quase todos os condomínios contratam empresas administradoras, mas na grande maioria das vezes estas assumem somente a parte contábil, cobrança, departamento pessoal, etc.

Toda empresa tem um sistema gerencial.

Pensando nisso nós da SIG, que conhecemos bem a rotina de um condomínio e seus desafios, desenvolvemos um sistema online para auxiliar o sindico na gestão operacional, aos moradores na comunicação e também aos funcionários do condomínio que passam a ter uma ferramenta que cria procedimento e otimiza trabalho.

Trata-se da informatização de toda a operação do condomínio, com todas as ferramentas necessárias para a comunicação, gestão operacional e controle de portaria.

Veja este post: Ninguém te avisou que a comunicação no condomínio está ruim?

Com esse sistema os moradores ganham autonomia para fazer suas próprias reservas e agendamentos online, são informados automaticamente com protocolos sobre suas encomendas que chegaram, podem abrir ocorrências e comunicar-se com o sindico, funcionários, ou entre si a partir de um smartphone, tablet ou computador.

O sindico ou administrador consegue gerenciar as ocorrências, obras, benfeitorias, delegar funções e acompanhar, enviar comunicados e criar enquetes que ajudam a melhorar a participação em assembleias e evitar reuniões desnecessárias.

Os porteiros e zeladores passam a ter uma ferramenta que direciona seu trabalho criando procedimentos adequados e ágeis garantindo o melhor desempenho e a segurança.

O condomínio fica mais moderno e organizado, isso reflete na prevenção de custos evitáveis e ajuda na valorização imobiliária, além disso, depois de superar tantos desafios e conseguir colocar tudo nos eixos o condomínio não pode correr o risco e perder tudo isso em uma eventual mudança de síndico.

O SIG condomínios armazena todas as informações de maneira segura e mantem os procedimentos e regras inseridos no dia a dia do condomínio, em uma possível mudança de gestão o novo síndico terá tudo centralizado no sistema do condomínio que o indicará por onde começar.