Sistemas de Portaria

Sistemas de portaria: Informatização de Procedimentos

Não há duvidas de que a tecnologia é uma grande aliada dos condomínios. Seja para automatizar procedimentos, gerar maiores controles ou até mesmo cortar custos. Os sistemas de portaria tem ganhado cada vez mais espaço no mercado de condomínios.

Neste post vamos ver os principais tipos de sistemas para portaria e quais os prós e contras de cada um, afim de que você possa descobrir qual é o mais indicado para o seu condomínio.

A Rotina da Portaria

Controle de acesso de visitantes, prestadores de serviço, veículos, recebimento de encomendas, atendimento aos condôminos, monitoramento do CFTV e portões, controlar a iluminação, retirada de chaves, registrar ocorrências, recados. Tudo isso, entre outras coisas, faz parte da rotina da portaria na maioria dos condomínios.

Manter tudo isso funcionando de forma organizada e eficaz é um grande desafio e de suma importância para a saúde geral do condomínio, os sistemas de portaria podem ajudar nesta tarefa.

CFTV – Circuito Fechado de TV

Presente na maioria dos condomínios é formado por diversas câmeras instaladas em pontos estratégicos, as imagens podem ser gravadas ou não e o monitoramento  pode ser local ou remoto.

Este sistema não tem contraindicações, ele ajuda o porteiro ou empresa de vigilância a monitorar os diversos ambientes do condomínio ao mesmo tempo, ampliando a possibilidade de detectar invasores, situações de risco ou mesmo de condutas inadequadas dentro do condomínio.

Controle de acesso: Biometria

Também muito conhecido, o sistema de controle de acesso por biometria tem ganhado cada vez mais espaço nos condomínios, pode ser por identificação de digitais, reconhecimento facial ou de íris.

O sistema de controle de acesso por biometria pode estar instalado em portões, catracas, cancelas e registra as entradas e saídas de pessoas cadastradas no condomínio evitando fraudes pela identificação precisa.

O sistema não extingue a necessidade de colher dados de visitantes e prestadores de serviço para fazer seu cadastro antes de liberar a entrada.

O investimento pode ser alto por envolver hardware, equipamentos modernos de alto valor agregado, que fazem a leitura biométrica.

Além disso por se tratar de uma tecnologia sofisticada é necessário contratar produtos e serviços de alta qualidade para não correr o risco de haver mau funcionamento e ficar sem suporte.

Portaria Virtual

A principal proposta do sistema de portaria virtual é substituir o funcionário porteiro real, reduzindo consideravelmente o maior custo do condomínio, a folha de pagamento.

Isso ocorre com a instalação de câmeras IP e sistemas de abertura e fechamento remoto dos portões, via internet, possibilitando que através do interfone um operador seja acionado na central e faça remotamente a verificação dos dados do visitante ou prestador de serviços e a confirmação da autorização de entrada com o morador.

Os moradores passam a entrar no condomínio utilizando sistemas de biometria ou cartões que abrem os portões e contam com um botão de pânico que aciona a central e casos de emergência.

O recebimento de encomendas e de oficiais fica para o zelador que assume mais esta tarefa.

Este tipo de sistema é mais indicado para condomínios menores, com até 40 unidades e 01 portaria, visto que nestes condomínios é onde o custo com a folha de pagamento dos porteiros pesa mais.

Nestes casos, com a portaria virtual economia pode chegar a 50% do valor antes gasto com a folha de pagamento.

Em condomínios maiores o desempenho do sistema pode ficar comprometido, e se existirem mais portarias e portões os custos também serão maiores.

Sistema de Gestão de Condomínios

Os sistemas de Gestão de Condomínios podem ter várias ferramentas. Alguns são mais focados em comunicação, outros em gestão e controle financeiro, outros na operação com ferramentas para portaria também.

No caso do SIG Condomínios, focamos na operação, além de ter ferramentas para comunicação e gestão. A proposta é a informatização dos procedimentos.

Se você não leu este post ainda, sugiro que faça isso, nele falamos sobre procedimentos na portaria: Cuidado, seu condomínio está vulnerável!

O módulo portaria do SIG não substitui o porteiro, pelo contrário, é uma ferramenta de trabalho para ele. O porteiro registra o controle de acesso inserindo os dados dos visitantes e prestadores de serviço no sistema.

Se a pessoa já foi cadastrada uma vez, basta o porteiro digitar o numero do seu documento ou primeiro nome e o sistema irá apresentar seu cadastro, histórico e opção de registrar a entrada e posteriormente a saída.

As pessoas cadastradas no sistema ficam listadas por categorias e identificadas com foto e unidade à qual estão vinculadas, o que facilita o acesso do porteiro às informações.

Os moradores podem deixar seus visitantes, funcionários ou convidados de eventos pré cadastrados para facilitar o controle de acesso na portaria.

Sistemas de Portaria: Informatização de procedimentos

Além do controle de acesso, O sistema informatiza os demais procedimentos da portaria:

O registro de encomendas gera um protocolo e dispara um alerta para o morador, depois o porteiro pode registrar a retirada do pacote.

A passagem de posto também fica registrada, com checklist dos itens principais e campo para recados entre os porteiros. Os veículos podem ser consultados no sistema por placa, modelo, cor, assim como os animais de estimação dos condôminos.

Os porteiros ainda podem abrir ocorrências, assim a administração é notificada conforme as demandas do dia a dia são protocoladas no sistema.

O profissional da portaria ainda tem, através do sistema, uma visão geral dos próximos eventos, reservas e mudanças que ocorrerão no condomínio. O sistema ainda oferece ferramentas para controle de chaves e telefones úteis.

Qual Sistema Implantar?

Como vimos, existem vários sistemas de portaria, alguns complementam outros, o ideal é pesquisar e avaliar bem quais atendem melhor a necessidade do seu condomínio e oferecem o melhor custo benefício, sempre verificando a idoneidade da empresa que oferece o sistema.

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