Quando devo trocar as planilhas por um software de condomínios?

As planilhas são muito úteis e acessíveis, mas chega um momento em que elas já não atendem mais suas necessidades, é hora de investir em um software de condomínios.

Cada vez mais, condomínios são como empresas, e estas, em sua maioria, já substituíram as planilhas por softwares.

5 motivos para trocar as planilhas por um software de condomínios

1 – Volume de informações

Planilhas

Quanto maior a estrutura do condomínio, mais informações e operações são geradas. Compras, pagamentos, notas, reservas, folha de pagamento, ocorrências, manutenções. São muitas planilhas e cada vez mais extensas, isso dificulta a gestão dos dados e impossibilita a manutenção de um histórico.

Software

Com um software para condomínios é possível reunir essas informações de forma organizada, elas ficam salvas em um banco de dados e o histórico pode ser acessado com poucos cliques. Um bom software para condomínios ainda oferece filtros que facilitam a visualização.

2 – Erros e Validação

Planilhas

Planilhas estão mais suscetíveis a erros, principalmente quando o volume de dados é grande, uma célula com dados errados pode comprometer todas as informações. As planilhas também estão mais vulneráveis ao esquecimento humano e a falta de atenção.

Software

Um bom software para condomínios faz a validação dos dados, identifica informações fora do padrão evitando a inclusão de valores errados. Alguns lançamentos são feitos automaticamente a partir de outras ações no sistema e é mais fácil a visualização se estiver faltando algum dado.

3 – Compartilhamento

Planilhas

Ter várias pessoas utilizando uma planilha gera vários problemas, como lançamentos em duplicidade e alteração equivocada de formulas. Além disso é mais difícil divulgar as informações de uma planilha, ter que enviar uma cópia ou um email para centenas de condôminos não é pratico.

Software

Em um software de condomínios, cada informação lançada já pode ser visualizada pelos condôminos, tornando a gestão mais transparente e dispensando o envio de papéis ou emails a todos. Além disso, cada usuário é identificado pelo sistema e informações em duplicidade são rejeitadas automaticamente.

4 – Segurança

Planilhas

Em planilhas a segurança dos dados é praticamente zero, eles podem se perder, ser alterados ou copiados facilmente.

Software

Um bom software para condomínios utiliza recursos de segurança semelhantes aos sites de bancos e emails. Os dados ficam seguros em servidores da mais alta qualidade. Além disso o fato das informações circularem em um ambiente restrito ao condomínio contribui com a segurança.

5 – Facilidade

Planilhas

As planilhas são muito úteis até certo ponto, mas seus recursos são limitados. O usuário necessita de um conhecimento técnico para ir além do básico e mesmo assim as formulas não trazem grandes automações.

Software

O software para condomínios é intuitivo, qualquer pessoa que utiliza emails e uma rede social também deve utilizar com facilidade um sistema para condomínios.

Mesmo quem não tem muita familiaridade com a tecnologia aprende utilizar um software de condomínios em pouco tempo.

Um software também facilita o registro de ocorrências, de encomendas, do controle de acesso. As reservas se tornar mais fáceis, sendo feitas pelos próprios moradores e eles também tem acesso aos arquivos do condomínio pelo sistema.

A gestão do síndico, a comunicação e a rotina da portaria ficam mais fáceis com um bom sistema para condomínios.

É hora de modernizar a gestão do seu condomínio

Se você tem muitas planilhas, o volume de dados é cada vez maior, existem informações incorretas, você tem dificuldade de compartilhar as informações das planilhas e está cada vez mais difícil trabalhar com elas.

Ou

Se você simplesmente quer otimizar a gestão do condomínio, melhorando a comunicação, a participação dos moradores, organizando os procedimentos da portaria e ganhando tempo gerenciando o condomínio de qualquer lugar.

É hora de trocar as planilhas por um software de condomínios!

Profissional de vendas dedicado a aproximar empresas com soluções inovadoras de outras empresas e pessoas, estreitando o relacionamento entre elas realizando bons negócios para todos.

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