Livro de ocorrências

Livro de Ocorrências do condomínio: ter ou não ter, eis a questão!

Livro de Ocorrências, o que é

O Livro de Ocorrências é muito utilizado em condomínios e tradicionalmente  aprovado pelos moradores.

Normalmente fica na portaria e é utilizado para registrar reclamações, dúvidas, sugestões de melhorias e críticas em geral.

Em muitos casos esse é o principal canal de comunicação de moradores e colaboradores com o síndico ou a administração.

Como utilizar

O mínimo necessário para que o livro de ocorrências seja eficiente é que os registros feitos sejam legíveis. Também é importante que sejam assinados e que conste qual a unidade do reclamante.

Os registros também devem ser feitos com bom senso, mantendo a educação, evitando palavras ofensivas e acusações sem provas.

É importante destacar que o livro é público e se faz necessário respeitar a privacidade e a honra das pessoas. Em casos extremos o livro de ocorrências pode ser apresentado como prova em possíveis ações judiciais.

Vantagens

Para os condôminos é um meio de registrar sua queixa ou opinião. Para o síndico é uma ferramenta onde são registradas as coisas importantes que acontecem no condomínio mesmo quando ele está ausente.

O livro de ocorrências também serve de base para a tomada de decisões quanto a multas, advertências, manutenções, entre outras coisas.

Desvantagens

O problema do livro de ocorrências é justamente o fato de ser público, todos têm acesso e podem tanto escrever quanto ler o que está ali e isso muitas vezes pode gerar mais problemas, atritos com funcionários ou constrangimentos entre moradores.

Além disso, não é nada prático para o morador que se depara com um problema ao entrar em seu apartamento, ter que retornar à portaria para registrar uma ocorrência.

O síndico também precisa ir até a portaria para ver o livro e responder às ocorrências. O morador precisa ficar indo até a portaria varias vezes para verificar se o síndico já registrou uma resposta.

O livro ainda ocupa espaço pois precisa ficar arquivado e gasta papel.

Solução

Existem ferramentas digitais que substituem o livro de ocorrências otimizando o gerenciamento das demandas dos moradores.

Sistema SIG por exemplo permite que tanto os moradores quanto os colaboradores registrem as ocorrências online, através de um computador, smartphone ou tablet. É possível incluir anexos como imagens e documentos à ocorrência.

O sistema gera um protocolo e uma notificação ao síndico ou administrador que por sua vez pode filtrar por status, assunto, gravidade, além de delegar responsáveis e estipular prazos.

Todas as ações e respostas registradas podem ser acompanhadas simultaneamente pelo morador e a privacidade é garantida pois os moradores não tem acesso às ocorrências alheias. Caso o síndico ou administrador ache que é um registro pertinente a todos, pode torná-las públicas para não receber chamados repetidos.

Livro de Ocorrências do condomínio: ter ou não ter, eis a questão!

O livro de ocorrências é uma excelente ferramenta no dia a dia do condomínio, traz muitos benefícios a todos, é o mais tradicional canal para comunicação formal.

Descartá-lo não é indicado porém é preciso ter cuidado e seguir regras para sua boa utilização.

Substituí-lo por uma ferramenta mais moderna que vai otimizar sua finalidade e tornar o registro de ocorrências mais eficaz e mais seguro.

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