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Sistemas de portaria: Informatização de Procedimentos

Não há duvidas de que a tecnologia é uma grande aliada dos condomínios. Seja para automatizar procedimentos, gerar maiores controles ou até mesmo cortar custos. Os sistemas de portaria tem ganhado cada vez mais espaço no mercado de condomínios.

Neste post vamos ver os principais tipos de sistemas para portaria e quais os prós e contras de cada um, afim de que você possa descobrir qual é o mais indicado para o seu condomínio. Continue lendo Sistemas de portaria: Informatização de Procedimentos

Meu carro foi furtado/danificado – E agora, quem poderá me ressarcir?

Quando se estaciona o carro em uma garagem comercial, estabelece-se um contrato de depósito entre o proprietário do veículo e o garagista. Quaisquer danos ou furtos que ocorrem ao veículo quando estiver em guarda do prestador de serviços, terá este a Responsabilidade Civil sobre o prejuízo.

Será que com o condomínio a regra é a mesma?

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Livro de Ocorrências do condomínio: ter ou não ter, eis a questão!

Livro de Ocorrências, o que é

O Livro de Ocorrências é muito utilizado em condomínios e tradicionalmente  aprovado pelos moradores.

Normalmente fica na portaria e é utilizado para registrar reclamações, dúvidas, sugestões de melhorias e críticas em geral.

Em muitos casos esse é o principal canal de comunicação de moradores e colaboradores com o síndico ou a administração.

Como utilizar

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Ninguém te avisou que a comunicação no condomínio está ruim?

Como dizia o famoso comunicador Chacrinha: ” Quem não se comunica se trumbica.”

Grande parte dos problemas em condomínios surgem por falhas na comunicação. Não é à toa que nos últimos anos tem surgido e sido aprimoradas muitas tecnologias voltadas à troca e registro de informações.

Comunicação no Condomínio

É necessário que o sindico ou administrador tenha um canal oficial para se comunicar. É imprescindível conseguir levar aos condôminos, de forma eficaz, avisos e demais informações importantes sobre o condomínio.

O ideal é, além do coletivo, ter também um canal de comunicação direta com cada condômino ou ao menos com o representante principal de cada unidade. Isso permite fazer advertências, dar orientações e até notificações de forma mais impessoal, evitando possíveis atritos causados pela abordagem feita pessoalmente.

Segundo este outro post falhas na comunicação é um sinal de que seu condomínio está a beiro do caos, clique e confira.

A quem comunicar

Para comunicar primeiro é preciso identificar a quem a mensagem será enviada, por isso para começar, o sindico ou administrador deve ter um cadastro atualizado dos moradores com e-mails, telefones, o número da sua unidade residencial e demais informações importantes.

O ideal é ter estes cadastros o mais completo possível, contendo inclusive funcionários residenciais, animais de estimação, veículos e visitantes frequentes de cada unidade. Tudo isso pode ser muito útil para agilizar o acesso seguro na portaria e também para identificação na hora que for preciso dar advertências sobre eventuais problemas ou descumprimento de regras do condomínio.

 

Otimizando a comunicação

Quando a comunicação é integrada, entre funcionários do condomínio, sindico, administrador e moradores, isso se reflete em melhor qualidade de atendimento, melhor relacionamento entre todos e em economia pois ajuda a evitar retrabalhos e manutenções emergenciais.

A comunicação em um condomínio pode ainda incluir pesquisas de opinião sobre as questões de interesse comum no condomínio. Isso ajuda a identificar a importância de determinados assuntos evitando reuniões desnecessárias e enxugando a pauta das assembleias. Além do mais é uma forma democrática e que estimula a participação dos moradores.

Uma comunicação adequada também contempla o registro de ocorrências que, no melhor dos mundos, poderia trazer até documentos ou fotos dos problemas.

Para esta integração gerar esses benefícios é preciso cuidar para que os assuntos e seus responsáveis não se misturem, e que fiquem bem definidos e organizados.

Em resumo

A comunicação pode ser dividida da seguinte forma:

  • Ocorrências: reclamações, duvidas, problemas no patrimônio e infraestrutura do condomínio, normalmente são destinadas ao sindico ou zelador.
  • Comunicados: Avisos importantes sobre o dia a dia no condomínio, normalmente parte da administração para os moradores
  • Enquetes: Pesquisas de opinião

Não é tão simples otimizar a comunicação em um condomínio, mas faz toda a diferença na eterna busca do bom convívio.

A boa notícia é que, como dito no início, existem soluções tecnológicas que auxiliam nisso, sistemas desenvolvidos especificamente para condomínios, ferramentas que otimizam também as demais rotinas operacionais em condomínios.

Escolha um sistema para condomínio, certifique-se de que é o melhor para seu perfil e seja feliz com os benefícios que ele trará.

Aplicativo gratuito para bloquear sites

Bloquear Sites

Como bloquear sites e evitar que os colaboradores do condomínio façam mal uso da internet, perdendo tempo em redes sociais, sites inadequados e bate-papos?

Existem programas que fazem o bloqueio ou limitação de acesso a sites e execução de aplicativos no computador.

O InterApp Control da Quartzo é um deles.

interapp3

Ele tem uma versão gratuita que já atende muito bem às necessidades de um condomínio, e se você quiser ainda pode contratar uma versão mais completa para ter mais recursos.

Baixar a Versão Gratuita

Basicamente você pode criar uma lista de sites e programas que deseja bloquear ou pode inserir apenas os sites que quer liberar e o InterApp Control bloqueia todo o resto, você ainda pode monitorar o acesso e ver quais sites os colaboradores acessaram.

Interapp

O InterApp é muito fácil de usar, basta baixar e seguir o passo a passo da instalação.

Você cria uma senha para gerenciar essas autorizações e ter acesso aos relatórios com os sites que foram acessados.

Quartzo 3

Assim todos podem aproveitar os benefícios de ter um sistema online para gestão operacional do condomínio e uma melhor comunicação, sem perder o foco com outras coisas na internet!

 

5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos

Condomínios são estruturas cada vez mais complexas que oferecem, além de segurança, uma série de serviços, espaços e equipamentos para as mais diversas finalidades. Manter tudo isso funcionando bem e com o menor custo possível é um grande desafio e às vezes as coisas podem fugir do controle. Veja neste post 5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos e  previna-se. Continue lendo 5 sinais de que seu condomínio está à beira do caos

Cuidado, seu condomínio está vulnerável!

Mário é um homem preocupado com bem estar e segurança de sua família, por isso decidiu investir nisso, planejou, trabalhou e conseguiu realizar o sonho de morar com sua família em um condomínio de alto padrão na região mais nobre da cidade.

Mas infelizmente, a poucos meses em sua nova morada, aconteceu um sinistro, alguém entrou no condomínio e roubou três apartamentos, inclusive o seu.

Felizmente ninguém se machucou e o prejuízo foi apenas material, mas isso levantou uma grande questão: Como esses bandidos entraram?

O muro é alto, tem cerca elétrica, tem guardas fazendo ronda no pátio, existem câmeras de segurança por todos os lados.

Será que entraram pela portaria?

Cuidado, seu condomínio está vulnerável

Sim, a maior parte das invasões em condomínios acontecem através da portaria, um minuto de descuido, um momento em que o porteiro se distrai realizando outras tarefas ou até uma boa lábia do invasor podem ser o suficiente para o sinistro acontecer.

A verdade é que muitos condomínios não têm procedimentos adequados, e isso gera problemas não só na segurança.

“Visito muitos condomínios todos os dias e é muito comum entrar sem fornecer meus dados pessoais, as vezes entro até sem ser anunciado, também vejo outros prestadores de serviço entrando da mesma forma.”  – Paulo, vendedor.

Existem vários sistemas para controle de portaria, cadastramento biométrico, tag, entre outros. Mas nada disso resolve se não existirem procedimentos adequados sendo cumpridos.

Alguns sistemas liberam a entrada de pessoas já cadastradas, mediante algum tipo de identificação automática, mas em um condomínio surgem novos visitantes e prestadores de serviços a todo momento, por isso deve haver um procedimento de identificação, autorização e registro dos dados dessas pessoas.

 

“O importante é identificar a pessoa, confirmar a visita com o morador responsável ou administrador do condomínio, registrar o nome completo do visitante ou prestador, número do documento de identidade, empresa para qual trabalha e o número do telefone” –  Ricardo Fernandes, especialista em condomínios.

A falta de procedimento também cria problemas em todas as áreas do condomínio, gera desperdício de recursos, insatisfação dos moradores, maior número de ocorrências, atrasos, muitos custos evitáveis e dor de cabeça para o síndico.

“ A portaria deve ter vários procedimentos, desde o controle de acesso até registro de encomendas, ocorrências, passagem de posto, e também no atendimento aos moradores e visitantes entre outros” – Afirma Sidney, gerente em um condomínio em Londrina-Pr.

Existem sistemas específicos que facilitam a aplicação prática de procedimentos em todas as áreas do condomínio, desde a portaria até manutenções programadas, eles permitem uma gestão completa da parte operacional do condomínio trazendo agilidade nos processos, registros e atendimento.

Sistemas para condomínios também proporcionam uma comunicação eficaz, que é outro fator importantíssimo para evitar problemas.  Veja o post, O que seu condomínio ganha com um sistema gerencial online.

Fonte: PM-SP, SindicoNet, Secovi